Procédure de recueil des signalements émis par les lanceurs d'alerte

• Définition du lanceur d’alerte et conditions tenant aux signalements émis auprès du référent déontologue et alerte de l’UA

  Aux termes de la présente procédure, et conformément à l’article 6 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016, est considéré comme lanceur d'alerte :

  • tout agent exerçant ou ayant exercé des fonctions au sein de l'Université d’Angers, candidat non retenu, administrateur, personnalité extérieure siégeant au sein des instances, ainsi que tout collaborateur extérieur (salarié d’une entreprise ayant contracté avec l’UA, par exemple) ou occasionnel de l'université,

  • qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime ou un délit, ou sur des faits pouvant être qualifiés de conflits d’intérêts, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, du droit de l’Union européenne, de la loi ou du règlement.

   

  Ce signalement interne à l’Université d’Angers doit porter sur des informations obtenues par son auteur dans le cadre de ses activités professionnelles au sein de l’UA ou en lien avec l’établissement et sur des faits qui se sont produits ou sont susceptibles de se produire au sein de l’Université d’Angers. A contrario, et à titre d’exemple, le constat de simples dysfonctionnements au sein de l’établissement ne peut fonder une alerte.

  L'auteur du signalement :

  • doit avoir eu personnellement connaissance des faits rapportés excluant ainsi toute déduction, supputation ou toute révélation « par procuration » en relayant des informations qui lui auraient été transmises ;

  • ne peut agir pour la satisfaction d'un intérêt particulier d'ordre financier ou non, doit avoir la conviction raisonnablement établie de la véracité des faits et des actes qu'il entend signaler, et être dénué de toute intention de nuire. Il agit de manière désintéressée et de bonne foi.

• Transmission du signalement

  Les signalements sont reçus par le référent déontologue et alerte de l’Université d’Angers. Le signalement, qui ne peut pas être anonyme, est effectué :

  • soit par message électronique à l’adresse referent-alerte @ univ-angers.fr

  • soit par courrier adressé, sous double pli, portant sur une enveloppe intérieure fermée, la mention « signalement d’une alerte – ne pas ouvrir », et sur la seconde enveloppe extérieure :

   

  Les référents déontologue et alerte

  Université d’Angers

  Présidence de l’Université d’Angers

  40 rue de Rennes

  BP 73532

  49035 Angers cedex 01

  Dès lors que deux référents sont désignés au sein de l’Université d’Angers, les saisines leur sont ainsi indifféremment adressées, en vue de permettre la répartition des dossiers et de favoriser une instruction concertée. L'auteur du signalement doit apporter les faits et les informations dont il dispose, susceptibles d'étayer et de justifier son signalement. Il doit également indiquer les circonstances dans lesquelles il en a eu personnellement connaissance. Il indique par quels moyens il souhaite être contacté par le référent déontologue et alerte.

  Le dispositif mis en place garantit la confidentialité de l'identité de l'auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement, ainsi que des informations transmises, dont seuls les référents déontologue et alerte ont la connaissance. Conformément à l’article 9 de la loi n° 2016-1691, les signalements ne sont conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent, en tenant compte des délais d'éventuelles enquêtes complémentaires. Des données relatives aux signalements peuvent toutefois être conservées au-delà de cette durée, à la condition que les personnes physiques concernées n'y soient ni identifiées, ni identifiables.

  Lorsqu'elles font l'objet d'un traitement, les données à caractère personnel relatives à des signalements sont conservées dans le respect du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE. Au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD), les responsables de traitement sont les référents déontologue et alerte dûment désignés au sein de l’Université d’Angers.

• Traitement du signalement par le référent déontologue et alerte

  Le référent déontologue et alerte accuse réception du signalement auprès de son auteur dans un délai maximum de sept jours à compter de cette réception. En cas de transmission d’un signalement pendant une période de fermeture administrative de l’Université d’Angers, ce délai de sept jours est automatiquement reporté au jour de réouverture des services.   

  Dans le cadre de cet accusé réception, le référent déontologue et alerte informe l’auteur du signalement du délai raisonnable prévisible au cours duquel il examinera la recevabilité de son signalement ainsi que les modalités suivant lesquelles il sera informé des suites qui y seront données. Le délai raisonnable est fixé par le référent déontologue et alerte au regard de l'objet du signalement, sans pouvoir excéder trois mois suivant l’accusé réception dudit signalement.

  En l'absence de diligence du référent déontologue et alerte pendant le délai raisonnable fixé dans l'accusé de réception, l'auteur du signalement pourra s'adresser à l'autorité judiciaire, à l'autorité administrative ou au Défenseur des droits. Lorsque le signalement n'est pas suffisamment étayé pour lui permettre d'en apprécier la recevabilité, le référent déontologue et alerte peut demander à son auteur les éléments complémentaires nécessaires. Le délai de traitement indiqué dans l'accusé de réception ne court alors qu'une fois ces éléments reçus.

  Le référent déontologue et alerte apprécie la recevabilité du signalement au regard des conditions fixées par l’article 6 de la loi du 9 décembre 2016 et mène toute opération de vérification du caractère sérieux des faits signalés. À cet effet, il peut s'entretenir avec tout agent de l'université et il dispose de l'assistance, en tant que de besoin, des services de l'établissement, en garantissant une stricte confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers éventuellement mentionné dans le cadre de ce signalement, conformément aux dispositions du présent article 5.

• Suites données au signalement

  Le référent déontologue et alerte détermine les suites à donner au signalement et notamment :

  • s'il estime que le signalement n'est pas recevable ou que les vérifications données permettent d'établir que les faits signalés ne constituent pas une des violations concernées par le droit d'alerte, il ne donne pas suite au signalement. Par ailleurs, si des éléments tendent à montrer que le signalement a été fait de manière intéressée ou de mauvaise foi, il en informe le président de l'université, qui peut décider d'engager une procédure disciplinaire à l'encontre de l'agent concerné ou toute autre mesure adaptée en fonction de la qualité de l’auteur concerné ;

  • s'il estime que les faits signalés sont passibles d'une sanction disciplinaire, il saisit le président de l'université ;

  • s'il estime que les faits signalés sont passibles d'une sanction pénale, il saisit sans délai le procureur de la République, conformément à l'article 40 du code de procédure pénale.

   

  En toute hypothèse, le référent déontologue alerte informe l'auteur du signalement des suites données au signalement.

• Garanties de sécurité et de confidentialité des signalements

  Les référents déontologue et alerte sont soumis aux obligations de stricte confidentialité prévues à l'article 9 de la loi susvisée du 9 décembre 2016. Ils peuvent communiquer des informations relatives au signalement uniquement si une telle communication est nécessaire pour les besoins de la vérification ou du traitement des informations signalées. Ces tiers sont alors soumis aux mêmes obligations.

  Les documents reçus sous format numérique relatifs au signalement sont conservés par les référents déontologue et alerte dans un espace chiffré auquel ils sont seuls à avoir accès. L’Université d’Angers prend toutes précautions utiles pour préserver la sécurité et l'intégrité des données lors de leur recueil, de leur transmission et de leur conservation. L'ensemble des documents sous format papier relatifs au signalement est conservé par les référents déontologue et alerte dans un coffre-fort réservé à leur seul usage.

  L'identité de l'auteur du signalement et celle des personnes visées sont traitées de façon confidentielle par les référents déontologue et alerte. Les éléments de nature à identifier l'auteur du signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'avec le consentement de celui-ci. Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère sérieux de l'alerte.

  Les données relatives au signalement sont détruites par les référents déontologue et alerte :

  • sans délai s'ils considèrent, dès la réception du signalement, qu'il n'entre pas dans le champ du dispositif ;

  • dans un délai de deux mois à compter de la clôture de l'ensemble des opérations de recevabilité ou de vérification si aucune suite n'est donnée au signalement ;

  • au terme de la procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires lorsque de telles actions sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive.

• Garanties et sanctions

  Garanties accordées à l'auteur du signalement

  L'auteur du signalement qui révèle ou signale de manière désintéressée et de bonne foi des faits relevant du champ de l'alerte et dans le respect de la procédure décrite ci-dessus, ne peut subir de mesure discriminatoire concernant notamment le recrutement, la titularisation, la rémunération, la formation, l'évaluation, la notation, la discipline, la promotion, l'affectation et la mutation, conformément à l’article L. 135-1 du Code général de la fonction publique.

  En vertu de l'article 122-9 du code pénal, l'agent auteur du signalement qui porte atteinte à un secret protégé par la loi n'est pas pénalement responsable dès lors que cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause et qu'il a effectué son signalement dans le respect des procédures de signalement définies par la loi, en particulier de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 susvisée. N'est pas non plus pénalement responsable le lanceur d'alerte qui soustrait, détourne ou recèle les documents ou tout autre support contenant les informations dont il a eu connaissance de manière licite et qu'il signale ou divulgue.

  Limites aux garanties

  Les alertes transmises ne doivent pas être abusives ou malveillantes. L'auteur du signalement de mauvaise foi, qui signale des faits avec l'intention de nuire ou la connaissance au moins partielle de leur inexactitude, s'expose d'une part à des sanctions disciplinaires, et d'autre part aux peines prévues par l'article 226-10 du code pénal en cas de dénonciation calomnieuse (cinq ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende). Par ailleurs, les personnes ayant fait l'objet d'une alerte diffamatoire peuvent, dans les conditions des articles 177-2 et 212-2 du code de procédure pénale, saisir le juge d'instruction ou la chambre d'instruction d'une plainte pour diffamation. Dans ce cas, le montant de l'amende civile encoure par le lanceur d'alerte est portée à 30 000 €.

  Sanctions encourues par les personnes entravant une alerte

  Le fait d'entraver la transmission d'un signalement de quelque façon que ce soit est puni d'un an d'emprisonnement et de 15 000 € d'amende (par exemple, tenter d’intimider un agent pour l'empêcher de relater des faits dont il a été témoin peut être condamné sur ce fondement).